Karas – księgowość Ełk

Każdy, kto swoje pierwsze kroki w prowadzeniu firmy stawiał jakiś czas temu dokładnie pamięta jakim problemem i wysiłkiem było jej założenie, a później prowadzenie. Tony papierów, dokumentów, składanie niezliczonych wniosków, podań, a także niemożność wywiązania się z opłacenia wszystkich podatków, szczególnie VAT przez pierwsze miesiące funkcjonowania działalności prowadziły do tego, że aspiracje dotyczące chęci zostania przedsiębiorcą pozostawały w sferze marzeń.

Każda rejestracja działalności gospodarczej wiązała się z koniecznością wyrobienia numeru NIP, czyli numeru identyfikacji podatkowej, zgłoszenia otworzenia firmy do ZUS- u, w przypadku zatrudnienia pracowników składania dodatkowych formularzy, zgłoszenia do urzędu miasta chęci założenia, tudzież otworzenia biznesu i dokładnego określenia branży i charakteru owej firmy, poprawienia wszystkich ewentualnych błędów i braków formalnych, a na sam koniec rozpoczęcia płacenia podatków, składek i tym podobnych opłat, które niejednokrotnie przewyższały możliwości budżetowe. Dzisiaj, dzięki uldze na ZUS przez okres pierwszych dwóch lat prowadzenia pierwszej działalności gospodarczej, ZUS dla świeżych przedsiębiorców stanowi około 1/3 wartości normalnej stawki, natomiast rejestracja firmy krok po kroku, która jest całkowicie internetowa i bardzo prosta można spokojnie stworzyć własną działalność gospodarczą w kilka minut bez chodzenia po urzędach. W jednym miejscu, czyli na stronie internetowej.

Internet jest owocem XXI wieku, któremu trudno się oprzeć. Wygoda, komfort i szybkość, jakimi dysponuje, to jego główne zalety, które sprawiają że jest on tak popularny.

Postęp technologiczny w porównaniu do ostatnich lat jest bardzo duży i jak na razie nic nie wskazuje na to, aby miał się on w jakiś sposób zatrzymać. Błędem byłoby natomiast, aby z tych rozwiązań nie skorzystać, gdyż mogą one naprawdę pomóc w codziennych sprawach. Także w księgowości jest wiele ciekawych rozwiązań, które na co dzień upraszczają wykonywanie swoich obowiązków księgowym.

Szczególnie mamy tutaj na myśli kwestię oprogramowania i komputerów, bo to ona znacznie się rozwinęło w ostatnich latach i zaczęło wypierać standardy, które znamy od lat i już powoli są uważane za przestarzałe. Programy do faktur są coraz bardziej nowoczesne i oferują o wiele większe możliwości niż na początku, kiedy to zaczęły zdobywać rynek.

Dzieje się tak w dużej mierze dlatego, że zdobyły one niebagatelną popularność, co zmusiło ich twórców do jeszcze cięższej pracy nad nimi i ulepszaniu ich. Tak oto teraz , mamy wiele ciekawych możliwości jeśli chodzi o wybór oprogramowania do księgowości. Pamiętajmy, że nie są to tylko programy do wystawiania faktur, ale całe kompleksowe aplikacje oferujące niezwykle dużo ciekawych rozwiązań, dzięki którym praca przebiega szybko i nie powoduje zdenerwowania, ani znużenia nią. Właśnie taki zamiar mieli twórcy i na przestrzeni kilku lat można śmiało powiedzieć, iż udało im się uruchomić bardzo dobre aplikacje, bez których obecna praca księgowego byłaby po prostu zwykłą męczarnią, gdyż nadal musiałby wszystko ręcznie wypełniać oraz liczyć, a to jest czasochłonne.

Jeśli nasza firma rozrosła się na tyle, że zatrudniamy kilku pracowników i często wysyłamy ich w podróż służbową to zapewne każdy cieszy się z tego typu sprawy. Inni jednak dopiero myślą o tym, aby poszerzać działalności wysyłać pracowników w delegacje po całej Polsce. Warto więc wiedzieć jaki sposób rozliczania się pomiędzy nami a pracownikiem wybrać za takie kilkudniowe wyjazdy.

Jest to bardzo ważne, gdyż jeśli decydujemy się wysłać kogoś z jakimś zadaniem w odległe miejsce, to musimy mu zapewnić samochód firmowy, nocleg oraz wyżywienie. Czyli rzeczy, które są niezbędne do tego, aby jego podróż przebiegała w sposób jak najlepszy i prawidłowy. Możemy na przykład wybrać sposób, że pracownik będzie rozliczał się z nami poprzez przedstawienie odpowiednich faktur VAT po powrocie.

Jest również i taki sposób, że wypłacamy pracownikowi tak zwaną dietę, czyli pieniądze, które powinien on przeznaczyć na wyżywienie. W wielu przypadkach jest to jednak rozliczanie się po powrocie pracownika z podróży służbowej. Dzięki systemom GPS, które teraz montuje się w samochodach służbowych możemy dokładnie wiedzieć gdzie zatrzymał się nasz pracownik oraz gdzie tankował. Dzięki takim nowoczesnym rozwiązaniom nie przyjdzie mu do głowy, aby oszukiwać pracodawcę i przedstawiać fałszywe faktury VAT, które mógłby mu nawet wystawić jego znajomy hotelarz. Warto dbać o pracowników i traktować ich dobrze, jednak odpowiednie środki ostrożności powinniśmy zachować, ponieważ jest to bardzo ważne dla dobra naszej firmy.

W swoim życiu spotykałem się już z najrozmaitszymi pytaniami młodych przedsiębiorców. Najwięcej z nich dotyczy zazwyczaj spraw typowo księgowych.  Czyli na przykład jak skorygować fakturę VAT, czy co to jest faktura pro forma. Szczególnie często słyszę właśnie to ostatnie, dlatego też postanowiłem ten wpis poświecić właśnie fakturze pro forma, gdyż często jest tak, że klient sobie życzy wystawienia takiej faktury, a my zastanawiamy się co to tak naprawdę jest.

Tak naprawdę to nie ma tutaj żadnej wielkiej filozofii, nie mniej jednak wystarczy tylko troszkę poczytać, a na pewno znajdziemy potrzebne informacje. Tak więc faktura pro forma jest taką jakby wstępną faktura, którą wystawia się jeszcze przed dokonaniem zakupu przez klienta. Chodzi tutaj o takie naoczne przedstawienie mu tego, jak wygląda cały proces transakcji i za co przyjdzie mu zapłacić. Dzięki temu może on sobie dokładnie zobaczyć co i za ile kupuje.

Faktura pro forma może być wystawiona w każdym programie do fakturowania, gdyż większość z nich oferuje użytkownikowi właśnie taką funkcję. W rzeczywistości jednak faktura proforma nie różni się niemal wcale od standardowej faktury, która jest wystawiana po rzeczywistym sfinalizowaniu całej transakcji. Sytuacje, w których to klient wręcz wymaga jej wystawienia zdarzają się raczej rzadko, warto jednak wiedzieć co to jest i jak wystawić ten typ dokumentu. W internecie znajdziemy również wzór faktury proforma, który pomoże nam obrazowo przekonać się jak wygląda w praktyce.

W pracy księgowego podobnie jak w życiu zdarza sie popełniać błędy. Nie jesteśmy istotami nieomylnymi, może, że wiele osób myśli, ze tak jest. Jednak nie warto zadręczać się tym, iż w ogóle gdzie coś nam się pomyliło, ale jak najszybciej ten błąd odpowiednio skorygować, aby wszystko było w porządku w dokumentacji firmowej. Dziś skupię się na omówieniu tego, w jaki sposób poprawia się błędne faktury VAT.

Otóż, jeśli na fakturze VAT wystąpi jakikolwiek, nawet najmniejszy błąd, to w żadnym wypadku nie może on pozostać samemu sobie, trzeba go odpowiednio poprawić za pomocą faktury korygującej. Każdy, komu choć raz przyszło poprawiać pomyłki na fakturach, doskonale zdaje sobie sprawę jaką rolę odgrywa faktura korygująca w tym procesie.

W rzeczywistości jednak korekta faktury niemal niczym się nie różni od tej na której wystąpiła pomyłka. Jedynie na fakturze korygującej musimy koniecznie zawrzeć odpowiednią notkę, iż jest to korekta danego dokumentu. Jest to bardzo ważne i wręcz niezbędne, a mimo tego ciągle bardzo dużo przedsiębiorców zapomina o dodaniu tej niewielkiej adnotacji. W programach do faktur często jest jednak dostępny wzór faktury korygującej, który zawiera wszystkie potrzebne informacje, co sprawia, że nie musimy martwić się o powyższą formułkę, nie mniej jednak sprawdźmy dwa razy, czy na pewno on sie tam znajduje, gdyż później może zrobić się z tego niezły bałagan i nie dojdziemy do porządku. Dodatkowe problemy mogą zrodzić się w razie kontroli z Urzędu Skarbowego, która może do nas zawitać w najmniej spodziewanym momencie.